회의에서 반드시 짚고 가야 할 사항들

1. 회의 목적

    목적이 분명하지 않으면 회의를 진행할 때 답답하고 힘든 시간들이 계속 흘러갑니다. 도저히 끝나지 않을 것 같은 회의가 끝나기만을 바라는 것이죠. 그러므로 회의 목적을 명확히 정의하고 공유함으로써 참석하는 사람들은 회의의 방향성을 정확히 이해하고 효과적으로 회의를 활용하게 될 수 있습니다. 이점을 명심해주세요!!

2. 사전 안건 및 일정 공지
    제대로 안건 및 시간과 일정이 공지되지 않을 경우, 회의는 우왕좌왕 하다가 이것도 저것도 되지 않고 끝나게 될 확률이 매우 높습니다. 회의 전에는 반드시 안건과 회의 일정을 사전에 공지하여 참석자들이 준비할 수 있도록 해야 합니다. 이러한 점들이 지켜지지 않은 회의는 이미 불을 보듯 뻔한 결과만 나오게 됩니다. 미치 사전 공지를 통해 회의의 질과 효율성을 향상시키는 것만이 회의의 가치를 높일 수 있습니다.

3. 참여자들 간의 적절한 의사소통 환경 조성
    참석자들이 자유롭게 의견을 나눌 수 있는 환경을 조성하고, 각자의 의견을 존중함으로써 토론의 다양성과 건설적인 토론을 유도합니다. 누군가 발언을 했는데, 이 점에 대해서 무시하는 발언을 한다거나, 적당한 반응이 나타나지 않으면, 참여하는 다른 사람들도 눈치를 보게 되고, 이는 의사소통의 어려움으로 이어지게 됩니다. 회의의 분위기를 조절하는 것도 중요한 부분입니다.

4. 효율적인 의사결정 프로세스
    의사결정이 필요한 안건에 대해서는 효과적이고 투명한 결정 프로세스를 도입하여, 참석자들이 적절한 의견을 제시하고 합의에 도달할 수 있도록 해야 합니다. 정확한 결론이 나오지 않는 회의를 반복하면 할수록, 참석자들은 물론, 회의를 주관하는 사람도 지치고 힘들게 됩니다. 

5. 적절한 의결과 실행 계획 수립
    회의에서 의결된 사항에 대한 실행 계획을 단계별로 세우고, 각 단계에 대한 책임자를 지정하여 추후 혼란을 방지합니다. 회의를 했다는 것이 중요하다기보다는 이를 점검하고 시행했는지 확인 작업을 반드시 거쳐야 제대로 된 결과를 얻게 될 수 있습니다.

6. 의사록의 정확한 작성
    회의의 주요 내용과 결정 사항을 정확하게 기록하여, 참석자들이 회의의 결과와 향후 계획을 명확하게 이해할 수 있도록 합니다. 회의록이 정확히 기록되지 않을시, 나중에 회의의 주제로 인한 분란이 일어나면, 오히려 혼란을 가중하게 될 수 있습니다. 최대한 작은 부분까지 명확하게 기록이 될 수 있도록 작성해야 합니다.

7. 참석자들 간의 협업 및 피드백 수렴
    회의가 끝난 후에는 참석자들 간의 협업을 유도하고, 향후 개선을 위한 피드백을 수렴하여 조직적 성장을 도모합니다. 회의 참석자 모두가 함께 협력을 해나가야 회사의 발전과 성장이 이루어집니다. 누군가는 하고, 누군가는 하지 않는다면, 이는 전체적인 사기가 떨어지게 되므로, 반드시 협업과 피드백을 통해 전체적으로 한 방향을 유도해야 합니다.