회의 진행시 주의사항!

회사에 들어가면 수많은 회의를 만나게 됩니다. 하지만, 모든 회의가 좋은 회의라고 볼 수는 없겠죠. 어떤 회의는 참 알차고 도움이 되었다 라고 생각하는 회의가 있는 반면, 어떤 회의는 '도대체 왜 이런 회의를 해야하는거지??' 의문이 들때가 많이 있습니다. 회의의 주관자가 조금 더 심혈을 기울여서 회의를 준비해준다면 보다 더 알차고 의미있는 회의가 진행될 수 있습니다. 

 

회의를 진행할 때 주의사항은 여러 가지가 있습니다. 먼저, 회의 전에 목적을 명확히 하고, 참석자들에게 사전에 일정과 안건을 공지해야 합니다. 또한 회의 참석자들에게 참여를 유도하고 의견을 개진할 수 있는 환경을 조성하는 것이 무엇보다도 중요합니다.

또한, 회의 중에는 각자의 의견을 존중하고 토론의 과정에서 적절한 의사소통이 이루어져야 합니다. 동시에 발언 시간을 적절히 조절하여 모든 참석자가 기회를 가질 수 있도록 해야 합니다. 불필요한 중복 발언을 피하고 핵심 사항에 집중하여 효율적인 토론이 이루어질 수 있도록 해야 합니다.

의견 충돌이 발생할 경우 갈등을 피하지 않고, 건설적인 방향으로 토의할 수 있는 노하우를 가지고 있어야 합니다. 이는 회의를 주관하는 사람에게 요구되는 중요한 자질이라 볼 수 있습니다. 또한 의결된 안건에 대해서는 구체적인 실행 계획을 수립하고 책임자를 지정하여 추진해야 합니다. 이때, 주의해야 할 사항은 안건을 낸 사람에게 책임을 떠넘겨서는 안된다는 점입니다. 만약, 책임을 떠넘기게 되는 순간부터 안건을 내고자 하는 사람은 더 이상 나타나지 않게 됩니다.

그리고, 회의 기록은 정확하게 작성되어야 하며, 결정된 사항과 향후 일정 등이 명확하고 꼼꼼하게 기재돼야 합니다. 이를 통해 회의 참석자들은 회의 결과와 할 일에 대한 명확한 이해를 가질 수 있습니다. 허술하게 기록된 내용들로 인해 생긴 빈틈은 회의 당사자들에게 돌아갈 수 있으므로, 최대한 꼼꼼하게 점검하는 습관을 갖는 것이 중요합니다.

끝으로, 회의 후에는 회의록을 공유하고 참석자들에게 피드백을 받아오는 것이 좋습니다. 이를 통해 다음 회의에서 개선할 부분을 신속하게 파악하고 효율성을 최대로 높일 수 있습니다. 이러한 주의사항을 준수하면 효율적이고 의미 있는 회의를 진행할 수 있을 것입니다. 여러분의 직장 생활을 응원합니다!